Info till arrangörer

Har ni något på gång som ni vill hålla i Spelens hus lokaler?

Skicka iväg ett mejl och kolla om det är ledigt! I Spelens hus kalender kan du se vilka föreningar som bokat Spelens hus olika datum.

Viktig info att sprida till arrangemangets deltagare
När ni ordnar tävlingar, träffar och turneringar på Spelens hus är vi i personalen jättetacksamma om ni kan dela följande information:

Tillgänglighet
Spelens hus strävar efter att vara en mötesplats tillgänglig för alla.

Vår huvudingång ligger på husets gavel vid Sallerupsvägen och har inga trappor. Många ser personalingången vid Nobelvägen först – följ huset längs med Sallerupsvägen så kommer du rätt.

Toaletten är tillgänglighetsanpassad och under hösten 2016 lät vi installera visuellt brandlarm (finns ej i källaren).

Fotografering
Vi tar regelbundet kort i lokalen för att kunna marknadsföra oss och spelhobbyn. Var snäll och med­dela fotografen i anslutning till foto­tillfället om du inte vill synas på bild.

Samarbetspartners
Våra arrangemang ordnas till­sammans med Sverok Skåne, Studiefrämjandet och Malmö stad.


Bokningsregler
Vem får boka Spelens hus?
Alla medlemsföreningar får lov att boka Spelens hus, både för sina regelbundna aktiviteter och enskilda evenemang. Samordnaren kan utan styrelsebeslut avboka en förenings verksamhet om samordnaren anser att föreningen har bokade träffar utan att utföra någon form av verksamhet med medlemmarna på Spelens hus.

För att en förening ska få ha träffar och event på Spelens hus måste en representant från föreningen skrivit under ett nyckelkontrakt.

Regler som tas upp i detta dokument gäller ej kontoret eller dess personal.

Hur går bokningen till?
Bokning sker genom att skicka ett mail till bokningar @ spelenshus.se . Lokalen kan bokas söndag- torsdag, kl. 7-22 och fredag-lördag, kl. 8-23. Om en förening önskar ha aktiviteter utanför dessa tider krävs godkännande från bostadsrättsföreningen vi hyr lokalen av.

Regelbundna träffar
När som helst under året kan en förening boka in nya regelbundna träffar. I början av varje år måste alla regelbundna träffar bokas om. Varje förening har då rätt till en förstahandsbokning av regelbunden träff på Spelens hus. Detta innebär att föreningen inte får göra en andra bokning av regelbundna träffar förrän de andra föreningarna har fått boka en dag och tid var. Föreningarna skickar senast 1 december in önskemål om dag och tid för nästkommande års regelbundna träffar. Besked om dagar lämnas senast en vecka senare. Bokningen av den återkommande träffen är sedan giltig kalenderåret ut. Nästa år får föreningarna än en gång göra nya bokningsförfrågningar.

Om två föreningar i början av året, när alla bokningar görs om, vill boka samma tid så kan de göra det. De bokar då varsin del av lokalen, t.ex. studion, ett litet rum eller projektorn. Om de inte finner att deras verksamhet kan pågå samtidigt, p.g.a. till exempel platsbrist eller ljudnivå, sker prioritering enligt denna följd:

1. Den förening, som har en unik verksamhet, dvs en förening, som är ensam om sin verksamhetsgren, går före föreningar, vars verksamhetsgren finns representerad i andra föreningar.
2. Den förening som har flest personer under 26 år registrerade i Spelens hus register.

Om en förening senare under året önskar lägga sin regelbundna träff på en tid, då en existerande regelbunden bokning redan finns, är det upp till den redan bokade föreningen att bestämma om de kan ha verksamhet samtidigt.

Events
Enskilda events ska vara bokade minst en månad i förväg. Om eventet krockar med andra föreningars bokningar måste respektive föreningar godkänna att deras verksamhet ställs in eller att aktiviteterna pågår samtidigt. Dock kan Spelens hus styrelse i samråd med samordnaren senast en månad i förväg avboka en förenings regelbundna träffar till förmån för en unik spelträff.

Vad gäller under bokningen?
Den förening som bokat lokalen har följande rättigheter och skyldigheter:

1. Att bestämma om och vilken musik som ska spelas och på vilken ljudnivå
2. Att välja att ha dörren låst för att veta vilka de släpper in. Besökare kan då ringa på.
3. Att nyttja hela lokalen med undantag för drop-in-borden
4. Att bestämma om projektorn får användas
5. Att städa enligt de städregler som finns.
6. Att om någon agerar mot de ordningsregler som finns kunna avvisa personen från platsen för att sedan lämna ärendet vidare till samordnaren.
7. Att säga till en eventuell annan förening att hålla en lägre ljudnivå. Skulle upprepade problem uppstå tas detta med samordnaren.

Vilka har tillträde under bokningen?
Under den bokade spelträffen har andra nyckelbärare, som vill komma och dela lokalen, rätt att göra det. Nyckelbärare tar då ansvar för de medlemmar de tar med sig och är endast garanterade drop-in-borden. Besökare, som inte är i sällskap av en nyckelbärare, ska alltid erbjudas att delta i de aktiviteter som pågår. Det är dock endast denna aktivitet som erbjuds, detta för att de ansvariga ska kunna hålla uppsikt över alla besökare. En besökare behöver inte vara medlem för att få delta i aktiviteter, men föreningen kan välja att reservera vissa delar för medlemmar. T.ex. att besökare får använda konsoller, men inte vissa spel eller att de får spela casual, men inte drafta. Föreningar kan även kräva att besökare ska registrera sig i förväg för att få delta i aktiviteter.

Om något går sönder
Om en person är enskilt skyldig till att något går sönder blir personen ersättningskyldig. Om det inte kan utredas vem som orsakat det betalar Spelens hus föreningen med upp till halva kostnaden för att ersätta föremålet.

Men om två föreningar bokat samtidigt?
Om två föreningar har bokat samma dag delar de ansvar genom att ha ovan nämnda rättigheter och skyldigheter varannan gång. Även om den förening, vars tur det är att städa, är klara tidigare, så städar de innan de går. Den kvarvarande föreningen ska även de sedan se över om något behöver göras innan de lämnar lokalen.

Om den ena föreningen bara är på plats varannan vecka är det de veckorna som blir varannan. T.ex:

Förening A har verksamhet på tisdagar. Förening B har verksamhet på tisdagar jämna veckor
De tisdagar, då förening A är ensam, städar de själva. Övriga tisdagar delar de på ansvaret:
Vecka 1 : A städar (Föreningen är ensam)
Vecka 2 : B städar (Båda föreningar är där tillsammans, föreningen B börjar)
Vecka 3: A städar (Föreningen är ensam)
Vecka 4: A städar (Föreningen B städade förra gången på den gemensamma dagen)
Vecka 5: A städar (Föreningen är ensam)
Vecka 6: B städar (Föreningen A städade förra gången på den gemensamma dagen)

En förening kan be en annan förening ställa in eller dela sin bokning senast två veckor före det berörda datumet. Föreningen, som ursprungligen har bokningen, har 96 timmar på sig att svara på förfrågan så länge denna har ställts genom en tydligt etablerad kontaktkedja. Om föreningen inte svarar inom den tiden behålls den ursprungliga bokningen, men föreningen tilldelas en varning. Om föreningen ännu en gång, inom 6 månader, inte svarar inom tidsgränsen lämnas frågan över till Spelens hus samordnare.